Livsstil Sponsoreret indhold

745 ”forbudte” mails ud af 2000 mulige

Søren Hammerich sad på sit arbejde og kiggede på en mailbox med tusindvis af mails. Nogle af dem, svært at sige hvor mange, indeholdt sandsynligvis personfølsomme oplysninger. Oplysninger, som efter den nye persondataforordning, GDPR, blev indført, skal slettes eller opbevares på en helt særlig måde.

Det var helt uoverskueligt, fortæller Søren Hammerich, der ejer VVS-virksomheden Hammerich VVS i Gurre ved Helsingør.

Søren Hammerich havde det som mange andre virksomhedsejere der er overgået til Office 365 et kæmpe problem: Hvordan i alverden skulle han gennemskue og overskue, hvad der skulle slettes, og hvad han kunne beholde? Tilbud skal slettes, når de ikke længere er aktuelle. Medarbejderes sygemeldinger. Kopi af pas eller kørekort. Bankoplysninger. Søren Hammerich får og sender hver dag mails, som er reguleret af GDPR.

Mange gamle mails er en udfordring

Vi fik rådgivning i vores brancheforening om at lave nogle formularer, en politik for, hvordan vi ville behandle personfølsomme data i fremtiden, og det var jo godt nok.

Det uoverskuelige lå derfor ikke i fremtidens mails med personfølsomme oplysninger. Udfordringen lå i de mange mails, som Søren Hammerich havde samlet op gennem mange år. Han brugte også sin indbakke som en form for arkiv. Skulle han af den ene eller den anden grund genbesøge et gammelt tilbud, var det til at søge frem.

Mails der skal slettes opdelt efter kategori

Jeg startede med at slette alt, der var mere end to år gammelt. Tilbage var så cirka 2000 mails, som jeg skulle igennem en efter en.

Fandt hjælp

Her valgte Søren Hammerich at få hjælp. Gennem sit netværk mødte han Kristian Boe Helweg Hansen, der driver GDPR Support. Virksomheden, der ligger i Helsingør, rådgiver små og mellemstore virksomheder i GDPR og datasikkerhed.

De fleste virksomhedsejere bliver blege og lidt fjerne i øjnene, når man snakker om GDPR. Det kan virke helt uoverskueligt at få styr på, hvilke processer man har i sin virksomhed, når det gælder personfølsomme oplysninger.

Udfordringen med de mange gemte mails inklusiv vedhæftede dokumenter, som Søren Hammerich beskriver, har Kristian Boe Helweg Hansen en løsning på. Hans virksomhed sælger løsninger, der netop udfører den opgave på virksomheders mailsystemer.

Smart søgeagent

En lille digital agent, der er blevet ”fodret” med mere end 5000 ord (heraf omkring 2100 ord, der beskriver sygdomme) og forskellige kombinationer af tal-sæt, sættes til at lede efter netop disse i mails og vedhæftede dokumenter. Genkender den ord eller tal-kombinationer lægger den mails`ene i en mappe, som virksomheden derefter kan gennemse og efterfølgende slette. Søgeagenten kører hele tiden, så i princippet kan GDPR overholdes med få minutters arbejde med jævnlige mellemrum.
Træfsikkerheden er høj. Der er ikke meget relevant, der gå uden om den lille søgeagent, og de forfiner hele tiden produktet, så træfsikkerheden på personfølsomme oplysninger bliver bedre og bedre.

Graf over virksomhedens dokument kategorier

Hvordan så det så ud i Søren Hammerichs VVS virksomhed? Ja, den lille søgeagent identificerede 745 mails ud af 2000 mulige, der havde oplysninger i sig, som kan betegnes som personfølsomme, som derfor skal slettes eller opbevares på særlig vis.

Det var jeg oprigtigt overrasket over. Jeg vidste godt, der var lidt, men 745! Det havde jeg ikke ventet. Det er helt klart, at denne lille agent fortsat skal søge på mails hos os, så kan jeg en gang om måneden kigger i mappen med mails, den har fundet og forholde mig til dem. Så er jeg sikker på at overholde forordningen, og nu er opgaven til at overskue, slutter Søren Hammerich.

Har din virksomhed brug for hjælp til et GDPR-tjek?

Kontakt: Kristian Boe Helweg Hansen
GDPR Support
Stengade 83, st – 3000 Helsingør
Tlf. 6084 3418

I samarbejde med GDPR-Support